👈 فروشگاه فایل 👉

مقاله بررسی تحلیل فناوری اطلاعات ( IT )

ارتباط با ما

... دانلود ...

مقاله بررسی تحلیل فناوری اطلاعات ( IT ) در 87 صفحه ورد قابل ویرایش

مقدمه:

اطلاعات همانند خونی است كه در كالبد سازمان جریان می‌یابد و به آن حیات می‌بخشد، اطلاعات می‌تواند فرایند تصمیم‌گیری را در مورد ساختار، تكنولوژی و نوآوری تغذیه نماید، و همچنین اطلاعات همانند یك رگ حیاتی است كه سازمان را به عرضه كنندگان مواد اولیه و مشتریان متصل می‌سازد، توسعه فن‌آوری اطلاعات مانند كامپیوترها و وسایل ارتباط الكترونیكی ماهیت بسیاری از كارهای دفتری را دگرگون كرده‌اند، شبكه‌های كار در خانه و خودكار شدن، امكان محدود كردن بعضی بخشها و كاهش تعداد كاركنان سازمان را فراهم آورده‌اند. از این پدیده‌ها (فن‌آوری اطلاعات) ممكن است چنین استنباط شود كه سازمانهای بزرگ كوچكتر می‌شوند و گرایش بسوی انواع انعطاف‌پذیرتر و كوچكتر سازمان نیرومندتر می‌شود.

فن‌آوری اطلاعات همچنین می‌تواند منجر به تغییرات نسبتاً وسیعی در سطح بین‌المللی باشد. زیرا این فن‌آوریهای اطلاعاتی و كامپیوترها می‌توانند تاثیر شدیدی بر عملكردهای اقتصادی و اجتماعی و مناسبات جهانی داشته باشند. هم در پیش‌بینیهای خوشبینانه از نظر ابعاد مثبت تاثیرات فن‌آوری اطلاعات بر شیوه‌های زندگی و هم در بدبینیهای موجود نسبت به تاثیرات مخرب آن عناصری از واقعیت نهفته است، به هر تقدیر، بر بازار كار و شیوه زندگی تاثیر خواهد نهاد. در حال حاضر فن‌آوری اطلاعات مهمترین مساله‌ای نیست كه یك كشور بخصوص با آن روبرو باشد بلكه تجلی آن بعنوان سریع‌التغیرترین عامل اقتصاد بسیاری از كشورها، مساله‌ساز است. این فن‌آوری به سرعت در حال بهسازی و ارتقاست و هزینه‌ها با سرعت قابل توجه كاهش می‌یابند. دامنه كاربرد آن بسیار وسیع است و در غالب صنایع تاثیرات آن بر قیمت تمام شده محصول از نظر سهم هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی از اهمیت بسیار برخوردار است.

همچنین كاربرد این فن‌آوریهای اطلاعاتی در سازمانها در حكم یكی از منابع و دارائیهای با ارزش سازمانی است و انتخاب و تعیین استراتژی صحیح برای كاربرد آن ضروری است.

البته در مرحله اول این مطلب برای بسیاری از مدیران سازمانها چندان پذیرفتنی نیست و برخورد با اطلاعات در حكم منبعی همپایه همچون نیروی انسانی، مواد اولیه، منابع مالی و … و گاه مهمتر از این‌ها، امر راحتی نیست. حتی برای بسیاری از مدیران سطح اجرایی نیز، تلقی عنصری غیر ملموس در حكم منبع اصلی امكانات حیاتی، مشكل است. اما اگر درست توجه كنیم می‌بینیم كه چطور این عناصر غیر ملموس، بر بالا رفتن بهره‌وری و سوددهی هر سازمانی و بهینه‌سازی اتخاذ تصمیمات مدیران راهبردی تاثیر می‌گذارند. اطلاعات در حیات هر سازمانی می‌تواند نقش مهمی را بعهده داشته باشد. در واقع اطلاعات وسیله‌ای است كه امكان استفاده بهتر و مناسبتر از منابع ملموس سازمان را برای مدیریت فراهم می‌آورد. اطلاعات در سازمان غالباً به شكل موثری اداره نمی‌شود و با وجود آنكه در بسیاری از سازمانها، اطلاعات با فن‌آوری پیشرفته همراه شد و نظام‌های پیچیده خودكار برای خدمات اطلاعات و همچنین نظامهای خودكار دفتری و اداری در سطح وسیع به كار گرفته می‌شوند، هنوز در مورد مسئله مدیریت این نظامها و مراكز خدمات اطلاعاتی و چگونگی و میزان كاربرد این فن‌آوریها و مدیریت منابع اطلاعاتی بحث و بررسی دقیق و مفصلی نشده یا اجرا نگردیده است.

می‌توان اولین گام برای كاربرد فن‌آوریهای اطلاعاتی را آگاهی مدیران از ارزش بالقوة آن دانست. همان‌ طوری كه با فعالتر شدن مدیریت، بكارگیری اصول و علوم آن ساده‌تر گردید، با ارج نهادن به نقش اطلاعات در سازمان به كاربرد فن‌آوریهای اطلاعاتی و نیز نقش‌آفرینی اطلاعات در تصمیمات و استراتژیهای مدیریتی و چگونگی بهره‌گیری از آن آگاه‌تر خواهیم شد.

تكنولوژی (فن‌آوری) :

تكنولوژی یكی از عوامل موثر و تعیین كننده در ساختار سازمانی است و تغییرات و تحولات تكنولوژیكی باعث پیدایش صنایع و مشاغل جدید و از بین رفتن یا بی‌اهمیت شدن بعضی از صنایع و مشاغل قبلی می‌گردد. بنابراین ورود تكنولوژی به سازمان محدودیتها و فرصتهایی را پدید می‌آورد كه از جمیع جهات بر سازمان تاثیر می‌گذارد. تكنولوژی تركیب جدیدی از تلاش انسان، ماشین‌ها و تجهیزات و روشهای انجام كار را ایجاد می‌كند كه نیازمند آمادگی سازمان در جهت پذیرش و انتخاب تركیب صحیح می‌باشد. در مفهوم واقعی تكنولوژی، اتفاق نظر كامل وجود ندارد. برداشتهای متفاوت از تاثیر تكنولوژی در سازمان شده است همچین سطوح تجزیه و تحلیل تاثیر تكنولوژی در سازمان نیز متفاوت بوده است و عده‌ای كل سازمان را بعنوان استفاده كنندگان تكنولوژی‌های متفاوت و حتی عده‌ای دیگر فرد را بعنوان یك واحد تاثیرپذیر تكنولوژی مورد بررسی قرار داده‌اند.

به همین جهت تعریف واحدی از تكنولوژی ارائه نشده است.

به هر حال، تكنولوژی عبارتی است كه برای هر نوع سازمانی قابل كاربرد است. سازمانها همگی اعم از صنعتی و خدماتی از تكنولوژی استفاده می‌كنند. همه سازمانها به این منظور بوجود آمده‌اند كه تغییری را در «شیء» بوجود آورند و ایجاد این تغییر مستلزم داشتن تكنولوژی است. البته شیء مذكور حتما نباید دارای شكل ظاهری و مادی باشد، بلكه می‌تواند شامل مواردی مثل اطلاعات، نمادها و حتی افراد نیز باشد. محسوس و ملموس بودن یا نبودن شیء مورد تغییر در سازمان، تاثیری در مفهوم و اهمیت تكنولوژی به طور عام ندارد به عبارت دیگر بعنوان عامل موثر هماهنگی كه در یك پالایشگاه نفت مورد بررسی قرار می‌گیردبه همان نحو نیز در یك موسسه بیمه مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد.(Scott . Bedeian . 1986)

تكنولوژی در جهان پیشرفته امروز، همان گنج پر ارزشی است كه نوع بشر پس از قرن‌ها تلاش برای دانستن و كاربرد دانشها برای زندگی بهتر و آسانتر بدست آورده است و در یك كلام می‌توان گفت تكنولوژی دستاورد دانش است. (هوا كیمیان، 1374، ص 20)

علم، صنعت و تكنولوژی می‌توانند جامعه و جهان را متحول كنند تا آن حد كه پایه‌گذار تحولهای تاریخی باشند و جوامع بشری را از دورانی به دوران دیگر، با ویژگی‌های كاملا متفاوت انتقال دهند. «ژان ـ ژاك سروان ـ شرایبر» نویسنده كتاب (تكاپوی جهانی)‌از لحظه‌های استثنایی و دگردیسی جوامع سخن می‌گوید كه پیشرفت تكنولوژی زمینه‌ساز آن خواهد بود. شرایبر می‌گوید «ما در لحظه‌ای استثنایی از دگردیسی جوامع از جمله جامعه خودمان (فرانسه) زندگی می‌كنیم، لحظه‌ای كه نظیر آن در طول قرن‌ها كمتر پیش می‌آید. … شرایبر برای اثبات این سخن به پیشگفتار كتاب «تكاپوی آمریكا» استناد می‌كند.

پنج قرن پیش، رابله و سروانتز، بر پایه اختراع صنعت چاپ، جهش بزرگ نورزایش (رنسانس) را بنا نهادند. و نظم اخلاقی را به لرزه در آوردند. زیر و رو شدن فنون در ساختهای اجتماعی و الگوی ذهنی جامعه قرون وسطی شكاف ایجاد كرد. این ضربه «نوزایش» را بوجود آورد.

شرایبر ابراز امیدواری می‌كند كه این بار تحول جهان به گونه‌ای باشد كه همه جوامع از دستاوردهای آن برای رفاه و بهرورزی بهره گیرند. او می‌گوید «البته اراده و حماسه را نباید از ماشین‌های كوچكی كه مردمان سواحل اقیانوس آرام یكی پس از دیگری به خدمت ذكاوت انسانها در می‌آورند، انتظار داشت. اگر قرار است و باید جامعه اطلاعات كه هم اكنون جانشین جامعه صنعتی فرو پاشیده می‌شود، به اشتغال كامل استعدادهای همه بیانجامد و درهای آینده را بر روی ما و پنج میلیارد انسان دیگر پیش از پایان نفت، بگشاید، یك انقلاب اجتماعی آنهم همین امروز ضروری است…»

با این تفاسیر باز بنظر می‌رسد كه هنوز نمی‌توان تعریف جامعی را از تكنولوژی ارائه داد ما در این پژوهش پس از بررسی تعاریف متعدد از تكنولوژی تعریف هنری مینتزبرگ از تكنولوژی را جامع‌تر یافتیم مینتز برگ تكنولوژی را عبارت از ابزاری می‌داند كه برای دگرگون كردن «وارده یاin Put » به «ستاده یا Out Put» در هستة عملیاتی بكار می‌رود. مجموع تكنولوژیهای مورد استفاده در سازمان، نظام فنی سازمان را تشكیل می‌دهند كه شامل سه تكنولوژی، انسانی، ماشینی و روشهای انجام كار می‌باشد. (مینتز برگ، 1371 ص 17)

همانطور كه در صفحات پیشین اشاره كردیم تكنولوژی یكی از عوامل تاثیرگذار بر ساختار سازمانی است. و از نخستین سالهای انقلاب صنعتی آنچه نقطه همگرایی صاحب نظران قرار گرفت، فن‌آوری و پیشرفتهای آن بود كه ضمیمه استمرار انقلاب را فراهم آورد. تاثیر فن‌آوری بر روابط افراد، گروهها و سازمانها مورد توجه صاحبنظران قرار گرفت و در طول سالهای قرن بیستم تحقیقات قابل ملاحظه‌ای به منظور شناخت ماهیت و عوامل موثر در فن‌آوری صورت گرفته است در اینجا ما به چند نمونه اشاره خواهیم كرد:

1- پژوهش وود وارد :

خانم جون وود وارد (1971 ـ 1916 م) استاد جامعه شناسی صنعتی دانشگاه علوم تكنولوژی امپریال دانشگاه لندن بود او تحقیقات خود را در دانشگاه لیورپول شروع كرد ولی اشتهارش را مرهون مطالعاتی است كه وی متعاقبا در سمت مدیره واحد پژوهش‌های مناسبات انسانی در دانشكده فنی اسكس جنوب شرقی بر روی تكنولوژی و ساختار در شركتهای تولیدی بعمل آورده است. بعدها او و همكارانش، ضمن توسعه مطالعات یاد شده بر عمق آنها نیز افزودند. وود وارد و همكارانش حدود 100 شركت را مورد مطالعه قرار دادند كه اطلاعات بدست آمده از هر شركت با شركتهای دیگر متفاوت بود شاید یكی از دلایل متفاوت بودن نتایج اندازه شركتها بود كه یكی شاید 10 كارمند و دیگری 100 كارمند داشت. (نمودار 1 ـ2)

وود وارد سازمانها را در سه گروه كلی فره‌مند، سنتی و بور و كراتیك جای داد و در این نوع طبقه‌بندی نكاتی از قبیل: سلسله مراتب اداری بین بالاترین و پایین‌ترین سطح، حیطة نظارت و یا میانگین افرادی كه زیر نظر یك سرپرست بكار اشتغال دارند، میزان ابهام یا وضوح در شرح وظایف كاركنان، حجم مكاتبات و دستور العمل‌ها، میزان تقسیم وظایف كارشناسان و متخصصین مورد نظر وی بودند. وود وارد درمی‌یابد كه سازمانها از نظر ویژگی‌های بالا با هم متفاوت هستند. مثلا در یكجا افراد تحت سرپرستی یك سرپرست خیلی كم بودند و در جایی دیگر شاید 80 تا 90 نفر. سلسله مراتب در واحدهای تولیدی از حداقل 2 تا حداكثر 8 رده می‌رسید و ارتباطات در جایی بكلی بصورت شفاهی انجام می‌گرفت اما در جایی دیگر همین ارتباطات كلا بصورت كتبی صورت می‌پذیرفت. او از خود پرسید این تفاوتها ناشی از چیست؟

گروه خانم وود وارد برای یافتن پاسخ به سوال فوق ابتدا فرض كردند كه ممكن است اندازه یا سوابق تاریخی سازمانها دلیل اختلافشان باشد. اما به جوابی نرسیدند. ولی وقتی تفاوت بین فنون متفاوت تولید بررسی گردید، معلوم شد واقعا فن‌آوری تولید با سلسله مراتب،‌ حیطه نظارت و آن ویژگی‌های سازمانی فوق الذكر ارتباط دارد. وود وارد و همكارانش ادعا نكردند كه فن‌آوری تنها عامل موثر در ساختار یك سازمان است همچنان كه نگفتند مدیران نمی‌توانند بر ساختار سازمان‌ها اثر بگذارند اما تاكید كردند كه‌ فن‌آوری در ساختار سازمان اثر عمده‌ای دارد.

نتایج اصلی تحقیقات خانم وود وارد بشرح ذیل می‌باشد:

1ـ ساختار سازمان با فن‌آوری ارتباط دارد.

2ـ سلسله مراتب همراه با پیچیدگی فن‌آوری تولید بیشتر می‌شود.

3ـ تعداد افراد تحت نظارت در تولید انبوه بیشترین ولی در تولید سفارشی و پیوسته پایین است.

4ـ‌ هزینه نیروی كار همراه با افزایش پیچیدگی فن‌آوری كاهش می‌یابد و از 36 درصد تولید سفارشی 34 درصد از كل هزینه‌های تولید در تولید انبوه به 14 درصد در تولید پیوسته می‌رسد.

5 ـ نسبت كاركنان اداری و سرپرستی به كارگران ساعت مزد با پیچیدگی فن‌آوری كاهش می‌یابد.

6ـ با پیچیدگی فن‌آوری سطح تحصیلات كاركنان بالا می‌رود.

7 ـ با افزایش پیچیدگی فن‌آوری، حیطه نظارت مدیریت سطح بالا افزایش می‌یابد.

8 ـ‌ سازمان تولید سفارشی و پیوسته انعطاف‌پذیر است ولی در تولید انبوه شرح وظایف، مقررات و مسئولیتها دقیقا باید رعایت شود.

9 ـ ارتباطات كتبی بخصوص در تولید انبوه بیش از ارتباطات كتبی در تولید سفارشی و پیوسته است.

10 ـ تقسیم كار و تخصص در تولید انبوه شدید است.

11 ـ علی‌رغم نیاز به كنترل شدیدتر در تولید انبوه، فاصله مدیریت با سرپرستی بیشتر است.

(رحمان سرشت، 1377، ص 134 ـ 132)

لازم به یادآوری است كه خانم وود وارد شركتهای مورد مطالعه خویش را به سه دسته ذیل تقسیم كرد:

1 ـ تولید تك محصولی و دسته‌های كوچك : كه این شركتها معمولا به صورت كارگاه هستند و سفارشات اندك می‌گیرند و بر طبق خواست مشتری عمل می‌كنند و در نتیجه استفاده بسیاری زیادی از دستگاههای پیشرفته و مكانیزه ندارند.

2 ـ تولید انبوه و دسته‌های بزرگ : كه یك نوع فرایند تولید یا ساخت است كه از قطعات استاندارد استفاده می‌كند و سیستم تولید نسبتا طولانی است.

3 ـ فرایند تولید مستمر : در فرایند تولید مستمر همه كارها بوسیله دستگاههای پیشرفته و مكانیزه انجام می‌شود. در این فرایند چیزی بنام شرع یا متوقف ساختن دستگاه وجود ندارد. (دفت، 79، ص 211 ـ 207)

تاریخچه فن‌آوری اطلاعات:

تاریخچه فن‌آوری اطلاعات به چهار دوره اصلی تقسیم‌بندی می‌گردد و هر یك به وسیله فن‌آوری اصلی كه در آن زمان برای حل مسائل مربوط به داده، پردازش، بازداد و ارتباطات بكار می‌رفته متمایز می‌گردد. این چهار دوره عبارتند از:

عصر قبل از مكانیكی (1450 ـ 3000 قبل از میلاد مسیح)

عصر مكانیكی (1840 ـ 1450 پس از میلاد مسیح)

عصر الكترو مكانیكی (1940 ـ 1840 پس از میلاد مسیح)

عصر الكترونیك (زمان حال ـ 1940 پس از میلاد مسیح)

چگونگی ذخیره و نمایش اطلاعات بگونه‌ای كه دقیق و روشن و دائمی باقی بماند، از جمله مسائل اساسی بود كه انسانها در طی دوره ما قبل مكانیكی با آن روبرو بودند و با اختراع الفبا و اولین سیستم‌های نوشتاری و شمارش، ایجاد سیستمهای شمارش 9 رقمی و سپس 10 رقمی، كاغذ، قلم، كتاب و كتابخانه به انسان امكان غلبه بر موانع و شناخت بهتر جهان اطراف را عطا نمود و به او اجازه داد به ثبت و انتقال دیده‌هایش بپردازد. اما زمان و هزینة زیادی مورد نیاز بود و برای همه بهره‌گیری از این امكانات ممكن نبود. مخترعین با بهره‌گیری از ابزارها و فن‌آوری موجود (چرخ زنده، محورها و قدرت انتقال مكانیكی بوسیله آنها) ماشین‌هایی را اختراع نمودند كه برخی كارها را كه انسان عادت داشت خودش انجام دهد به جای او انجام می‌داد. (عصر مكانیكی). با پیچیده‌تر شدن نیازهای جوامع صنعتی، نیاز به فن‌آوری قدرتمندتر برای پشتیبانی از سیستم‌های اطلاعاتی پیشرفته افزایش می‌یافت. دستیابی به روشهایی برای مهار الكتریسیته كلید پیشرفت در این دوره (الكترو مكانیكی) بود و دانش و اطلاعات می‌توانست تبدیل به ضربات الكتریكی گردد. در طی 50 سال پس از عصر الكترو مكانیكی نیاز به فن‌آوری سریع‌تر، قدرتمند‌تر و معتبرتر برای كمك به انطباق با تغییرات سریع دنیای اطراف. یك مساله كلیدی بود و كشف فن‌آوری دیجیتال كه قادر بود این نیاز را مرتفع سازد پیشرفت اصلی این دوره بود.

و حذف افزونگی اطلاعات و عدم یكدستی است.(سعادت، 1374، ص 21)

معرفی چند نمونه از فن‌آوریهای اطلاعاتی:

پست صدا:

یكی از زمینه‌های تحقیقی جالب و در حال توسعه، پست صداست، در حال حاضر نظام‌های پست صدا سه عمل را انجام می‌دهند: ضبط و ارسال صدا: در این نوع فن‌آوری شخص تلفن كننده بجای شماره مخاطب شماره نظام و شماره پست الكترونیكی را می‌گیرد و پیامهای خود را به صندوق پستی گیرنده ارسال می‌دارد دریافت كننده هم با سیستم ارتباطات تلفنی تماس برقرار می‌كند و پیامهای خود را با صدای ارسال كننده دریافت می‌كند.

ـ پاسخگویی تلفنی: نظامهای پست صدا به تنهایی قادر به جوابگویی به پیام‌های تلفنی نیستند. این نظام‌ها فقط از یك طرف پیام را گرفته ضبط و سپس برای طرف دیگر ارسال می‌كنند. اما هم اكنون در بعضی از انواع PABX امكانات پاسخگویی تلفنی فراهم شده است در صورت اشغال بودن خط تلفن، پیام‌ها به پست صدا هدایت و متعاقباً از گیرنده درخواست می‌شود كه پاسخ خود را آماده كند.

ـ اعلام پیام: در گذشته، استفاده كنندگان از پست صدا یا شخصاً با سیستم تلفن تماس می‌گرفتند یا منتظر برقراری ارتباط با سیستم تلفن می‌شدند و كسی كه پاسخ می‌داد و پیام را دریافت می‌كرد. اما با پیشرفت فن‌آوری هرگاه متقاضی پیامی داشته باشد سیستم را مطلع می‌سازد.

ـ پست الكترونیك: خدمات مربوط به متن و پیام به نوار این امكان را می‌دهد تا پیامهایی را كه بصورت متون كوتاه نوشته شده‌اند بصورت یك به یك یا یك به چند معادله كنند. اصطلاح پست الكترونیكی كه برای این كار استفاده می‌كنند. معمولاً طیف وسیعتری مانند فاكس مایل (نمابر) تلكس و خدمات دیگری از این قبیل را نیز شامل می‌شود. ویژگی مهم خدمات پیام اینست كه فرستنده و گیرنده در زمان و مكان مناسب نسبت به ارسال پیام عمل می‌كند.

ـ نظامهای كنفرانس رایانه‌ای:

این نوع نظامها امكان مكاتبات چند نفره را فراهم می‌كنند. كاربرد اصلی این نظامها در تبادل نظر افراد با یكدیگر و در حقیقت تشكیل كنفرانس الكترونیكی است.

ـ تابلو اعلانات الكترونیكی:

یكی از انواع نظامهای كنفرانس، تابلوی اعلانات الكترونیكی یا «بولتن برد» است. این نوع نظامها امكانات ارسال پیام را به همه اعضای شبكه یا اعضای شبكه‌های متصل به شبكه را ارسال كننده فراهم می‌آورد.

ـ كنفرانس از راه دور به صورت سمعی و بصری: این خدمات امكان تبادل اطلاعات بین مردم نقاط مختلف را بصورت سمعی و بصری رادیوئی و تلویزیونی فراهم می‌آورد چهار نوع نظام كنفرانس از راه دور وجود دارد كه به ترتیب عبارتند از، ویدئو تمام حركت با حركت كند، گرافیكی، سمعی و بصری.

ـ شبكه‌های مجتمع: شبكه مجتمع به شبكه‌ای گفته می‌شود كه شكلهای متنوع اطلاعات را با یك نظام انتقال الكترونیكی مبادله كند. یك شبكه مجتمع می‌تواند وظایف تمامی شبكه‌های اختصاصی را كه در ظرف ده سال اخیر ایجاد شده‌اند و همچنین شبكه‌های مربوط به تلفن، تلكس، انتقال اطلاعات و شبكه‌های جدید محلی را بر عهده گیرد. (مؤمنی، 1380، ص 130 ـ 120)

ـ اینترانت:

اینترانت شبكه كامپیوتری داخل سازمان است كه متبنی بر فن‌آوری اینترنت و وب است تحت شبكه اینترنت، تصاویر و اسناد اطلاعاتی سازمان در شكل ابر متنی و ابر رسانه‌ای خود متشكل از اطلاعات فردی، جمعی و كاری است و از یك ساختار درختی كه از یك تكه صفحه منشعب می‌شود برخوردار است. ( Turban 1996 P. 193)

منابع حاصل از اینترانت:

اینترانت نه تنها برای تهیه و آماده‌سازی اطلاعات در لحظه مفید است بلكه بر روی باز مهندسی فرایند ایفای فعالیتها نیز اثر می‌گذارد مانند:

1 ‍ـ خودكار سازی و خودكفایی در اطلاعات و فراهم كردن اطلاعات گسترده برای استفاده كنندگان كه شامل امكانات مالی مؤسسات عالی و غیره است.

2 ـ مدیریت نظام انبارداری و استفاده بهینه از آن درنظام مكان نما و نظامهای همراه با تعیین وضعیت موجودی، امكان نگهداری و فراهم كردن اطلاعات مربوط به قیمتها.

3 ـ خرید و تامین بودجه مالی، شامل نرخهای تغییر و تسعیر ارز، نقدینگی و غیره.

ـ معمولاً به دلایل ذیل اقدام به ساخت اینترانت می‌شود:

1 ـ بهبود ارتباطات داخل سازمان

2‌ ـ توزیع اطلاعات عمومی

3 ـ توانمند ساختن كاركنان در استفاده از سوابق اقدامات انجام شده و پرونده‌ها.

(Turban 1994.P.P:193 - 201)

ـ كاربرد فن‌آوری اطلاعات در سازمانها:

فن‌آوری اطلاعات در سازمانها دارای كاربردهای متفاوتی است، بیشتر صاحب نظران این گونه كاربردها را به دو گونه طبقه‌بندی نموده‌اند:

الف ـ كاربرد عملیاتی : استفاده از فن‌آوری اطلاعات در یك وظیفه تخصصی را كاربرد عملیاتی فن‌آوری اطلاعات می‌نامند. تهیه لیست حقوق، صدور احكام كارگزینی، پیش‌بینی موجودی، برنامه ریز تولید و توزیع و تخصیص نیروی كار، هزینه‌ یابی صنعتی، تهیه صورتهای مالی و سود و زیان و دیگر وظایف تخصصی از جمله زمینه‌های كاربرد عملیاتی فن‌آوری اطلاعاتی هستند. در این سطح فن‌آوری اطلاعات و رایانه‌ موجب گسترش خودكار شدن كارها و امور اداری گشته و در نتیجه به انجام اقتصادی‌تر كارها و سرعت در انجام آنها می‌انجامد.

كاربرد عملیاتی فن‌آوری اطلاعات در سازمانها چهار پیامد عمده را در پی داشته است:

1 ـ افزایش بهره‌وری

2 ـ افزایش اثر بخشی از طریق كاهش هزینه‌های عملیاتی كه این كاهش از چند جهت امكان پذیر می‌گردد. با ورود فن‌آوری اطلاعات به سازمان نیاز به نیروی انسانی كاهش می‌یابد. فن‌آوری اطلاعات با ایجاد امكان دسترسی به اطلاعات دقیق راجع به مواردی مانند سطح موجودی سبب كاهش هزینه‌های عملیاتی می‌گردد، و نیز موجب كاهش سطح ضایعات و زمان لازم برای تولید می‌گردد.

3 ـ ارائه روشهای كنترل فعالیتهای منابع انسانی

4 ـ افزایش قدرت رقابت سازمان در اثر پیشرفتهای حاصله در كنترل كیفی و نوآوری

ب) كاربرد اطلاعاتی:

كاربرد اطلاعاتی فن‌آوری اطلاعات سبب تسهیل در جمع‌آوری و ذخیره و انتشار اطلاعات می‌گردد. به عبارت دیگر اگر رایانه و دیگر فن‌آوریهای عملیاتی در نقش كاربرد عملیاتی بعنوان یك عنصر و عامل اصلی در جمع‌آوری، انتقال و انتشار اطلاعات بر اساس اهداف، مقررات و استانداردهای سازمان كمك می‌نماید. برنامه ریزی آموزشی، تحقیقات بازار، تحقیق در عملیات، پیش بینی فروش و … از جمله زمینه‌های كاربرد اطلاعاتی فن‌آوری اطلاعات می‌باشند. كاربرد اطلاعاتی فن‌آوری اطلاعات نیز چهار نتیجه در پی دارد:

1 ـ كمك به انتشار اطلاعات رسمی در سازمان

2 ـ افزایش هماهنگی بیشتر بین واحدهای اصلی و فرعی سازمان

3 ـ دستیابی به سیستمهای اطلاعات مدیریت استاندارد و پیشرفته.

4 ـ تامین اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری سریع و دقیق.

(غفاری مؤید، 1379، ص 47)

ناخشنودی از فن‌آوری اطلاعات در سازمان:

از آنجایی كه فن‌آوری اطلاعات ستون فقرات پردازش اطلاعات در سازمانهای امروزی بحساب می‌آید. احتمال و ریسك ناشی از كاربرد این فن‌آوریها در سازمان را نیز همیشه باید مد نظر قرار داد. اگر چه طبق قانون مورفی هیچ سیستمی را نمی‌توان طراحی نمود كه كاملاً عاری از خطا و اشتباه باشد اما با وجود این سازمانهایی كه مبادرت به خرید تجهیزات در زمینه فن‌آوری اطلاعاتی می‌كنند باید قبل از رسیدن به مرحله اجرا و اقدام برای عمل كاملاً نقاط و مواردی را كه امكان خطا در آن وجود دارد شناسایی و روی آنها دقیقاً برنامه‌ریزی كنند.

یك نمونه: در سال 1993 یك موسسه مطالعاتی دولتی همراه موسسه I.C.L و مركز مطالعات ملی كامپیوتر در رابطه با فن‌آوری اطلاعاتی، 850 شركت را مورد مطالعه و بررسی قرار دادند. براساس نتایج و یافته‌های مطالعاتی این گروه مشخص شد كه حدود 80 درصد شركتهای مورد بررسی از اختلالات ناگهانی كه در سیستمهای كامپیوتری آنها بوجود می‌آید. در رنج هستند، هزینه این قبیل اختلالات كامپیوتری سالانه حدود 15 میلیارد پوند برآورد شده بود. مهمترین درس این مطالعات و بررسیها این نكته است كه با عرضه امكانات تكنولوژیك در زمینه سیستمهای اطلاعاتی، پردازش و سیستمهای شركت نیز باید مورد بازنگری قرار گیرد و برای محافظت سازمانها در قبال اختلالات و خرابیهای پیش‌بینی نشدة سیستمی اقدامات پیشگیرانه صورت بگیرد.

معمولاً خطرهای مختلفی سیستمهای اطلاعاتی سازمانها را تهدید می‌كنند:

ـ قطع برق

ـ آتش‌سوزی و حریق

ـ ویروس‌های كامپیوتری

ـ سرقت و سوء استفاده اطلاعاتی

ـ اختلالات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری

ـ اختلالات ارتباطات خطوط شبكه

1 ـ كنفرانسهای صوتی

2 ـ واژه پردازی

3 ـ سیستم‌های پردازش الكترونیكی

4 ـ پست صوتی

5 ـ روزنگار الكترونیكی

6 ـ بازیافت اسناد

7 ـ انتقال از طریق پست تصویری

8 ـ‌ نمودارها

9 ـ آگاهی گروهی

(رضائیان، پیشین، ص 26)

اولین كاربردهای اتوماسیون در كارخانه‌ها در اواخر سالهای دهه 1950 شروع شد. در آن موقع ماشین آلات چنان طراحی شد كه بتوانند بوسیله سوراخهای منگنه شده در نوار كاغذی كنترل شوند. با این كنترل ماشین آلات‌هایی طراحی گردیدند كه مستقیماً با مینی‌كامپیوتر و كنترل شماره مستقیم، اداره می‌شوند. امروزه نیز رباطهای كارخانه‌ای و تولید با كامپیوتر CAM و طراحی با كامپیوترCAD ‌ به اتوماسیون كمك كرده است. منشاء اتوماسیون اداری به اوائل دهه 1960 بر می‌گردد كه مؤسسه آی. بی. ام، اصطلاح كلمه پردازی یا تایپ را برای توصیف فعالیت پخش ماشین تحریر الكتریكی خود بكار گرفت. اولین اثر مملوس این مفهوم در سال 1964، هنگام ارائه یك ماشین جدید بنامMT / ST شكل گرفت. در این اثر هنگامیكه یك نمونه نامه تایپ می‌شد، بر روی نوار ضبط می‌گردید. این نامه می‌توانست بارها از روی نوار تایپ شود.

در طی سالهای بعد سایر تكنولوژی‌ها در امور اداری بكار گرفته شد كه بعضی با كامپیوتر و بعضی بدون آن بود. بدنبال این بحث می‌توان تعریف اتوماسیون اداری را چنین عنوان نمود. (چهار سوقی، 1380)

عمدتاً چهار گروه از اتوماسیون اداری استفاده می‌كنند. مدیران، اشخاص متفكر، منشی‌ها و كارمندان دفتری. اشخاص متفكر یا حرفه‌ای كسانی هستند كه سایرین را اداره نمی‌كنند، اما در ارائه نوعی مهارت خاص همكاری دارند كه آنها را از كاركنان دفتری و منشی‌ها متمایز می‌سازد. اشخاص حرفه‌ای معمولاً حقوق دریافت می‌دارند در صورتی كه به منشی‌ها اغلب بر مبنای كار ساعتی، پرداخت صورت می‌گیرد. همچنین اصطلاح كارمند حرفه‌ای به مدیران و اشخاص حرفه‌ای كه دانش آنها كمك اصلی را به فعالیتشان می‌نماید، نیز اطلاق شده است.

اتوماسیون می‌تواند تهیه مكاتبات ارسالی برای كاركنان متفكر را آسان‌تر سازد. بطور مثال: كاركنان و یا منشی‌های ایشان می‌توانند با استفاده از كلمه پردازی، نام‌ها و یادداشتها و گزارشات را تهیه كنند. البته مكاتبات ارسالی یك شخص، مكاتبات دریافتی شخص دیگر است. اتوماسیون اداری به عنوان وسیله‌ای برای مكاتبات دریافتی و ابزاری در كسب اطلاعات جهت حل مساله می‌باشد و دریافت‌كننده به راحتی می‌تواند از كیفیت برتر مستندات استفاده نماید. (مك لوید،1372)

سیستم اطلاعاتی عملیاتی TPS

این نوع از سیستم‌های اطلاعاتی، ابتدایی‌ترین سیستمهای اطلاعاتی هستند و برای اولین بار در دهه 1950 در بخش حسابداری شركتهای بزرگ ایجاد شدند، سیستمهای پردازش عملیات روزانه را كنترل و پشتیبانی می‌كنند.

(Sen and others 1990 P:86)

در كل دو نوع سیستم اطلاعاتی عملیاتی(TPS) می‌توان مشاهده كرد:

1 ـ سیستمهایon - line كه شامل یك ارتباط مستقیم بین كاربر و برنامه TPS

2 ـ سیستمهای Batch كه رخدادها در آن با هم گروه‌بندی می‌شوند و به عنوان یك واحد پردازش می‌شوند.

با توجه به تفاوتهای موجود در زمینه فعالیت سازمانها می‌بایست سیستمهای اطلاعاتی نیاز‌های خاص آنان را برآورده سازند. این تنوع نیازها و انتظارات، كارشناسان سیستم‌ها را وا می‌دارد تا حداقل، به سه بعد اساسی در طراحی فرایند عملیات توجه كنند. این ابعاد عبارتند از زمان، فن‌آوری و ابزارهای مدل‌سازی. چنانچه بخواهیم فرایند عملیات را با توجه به بعد زمان طراحی كنیم، با دو حالت روبرو خواهیم بود:

1- طراحی زمان واقعی(on - line): یعنی به محض وقوع هر فعالیتی، داده‌های مربوط به آن وارد كامپیوتر شده و پردازش شوند.

2 ـ طراحی برنامه‌ای یا دسته‌ای(Bath) : كه در آن داده‌های مربوط به مجموعه‌ای از فعالیتها در طی زمان و مطابق با برنامه‌های مشخص مورد پردازش قرار می‌گیرند.

(David Kroenke 1992 P:28)

مقدمه: «چرایی مطالعه سازمان»

سازمانها نقش عمده‌ای را در جهان نوین ایفا می‌كنند. حضور سازمانها اساساّ هر بخشی از زندگی اجتماعی كنونی را تحت تاثیر قرار می‌دهد. پیتر دراكر معتقد است كه امروزه جوانان باید سازمانها را همانگونه بیاموزند كه اجدادشان كشاورزی را آموختند.

همه ما می‌دانیم كه تحولات بزرگ اجتماعی اصولاً زائیدة فعالیتهای سازمانی بوده است. امپراتوری رم، گسترش مسیحیت و رشد و توسعه سرمایه‌داری سوسیالیزم همگی از طریق فعالیتهای سازمانی امكان‌پذیر شده است. دفع ضایعات اتمی، تروریسم، بیكاری و سایر مسائلی كه جامعه كنونی با آن روبروست همگی به گونه‌ای است كه دركشان بدون درك مفاهیم سازمان و محتوای سازمانی دشوار است.

سازمانها هم می‌توانند مفید باشند و هم می‌توانند بذر نفاق و دشمنی را بپرورانند. سازمانها منافع فردی و گروهی اعضای جامعه را تامین می‌كنند. همچنین سازمانها در ارائه و تدوین سیاست‌های دولت نقشی فعال دارند.

یكی از نویسندگان بزرگ متون و ادبیات سازمانی (هال) می‌گوید كه ما زمانی می‌توانیم به این پرسش كه چرا باید سازمانها را مطالعه كنیم پاسخ دهیم كه همه مطالب مربوط به سازمان را مطالعه كرده باشیم. بدون تردید در زمان كنونی كه همگی در كشور سازمانی بسر می‌بریم مدیریت اهمیت زیادی دارد، ولی آنچه را كه باید بیشتر مورد توجه قرار دهیم سازمان است نه تنها مدیریت.

در كل می‌توان اهمیت مطالعه سازمان را در این جمله ریچارد هال خلاصه كرد:

«هر قدر ما بیشتر بتوانیم دنیایی را خلق كنیم كه از نظر معنوی، اخلاقی و سیاسی تجانس لازم را داشته باشد بعنوان نیروی كار و شهروند بهتر می‌توانیم سازمانها را اداره كنیم و مقاومت نماییم.»

در این قسمت از تحقیق محقق كوشیده است كه با مطالعه و بررسی ادبیات نظری در خصوص تئوریهای سازمان و ساختار سازمان، اصول سازمان‌دهی و ساختار بندی سازمانها تصویری جامع از سازمان و مسائل ساختاری آنرا پیش روی خوانندگان قرار دهد.

«سازمان»

نگاهی به تعاریف سازمان:

ـ سازمان یك رابطه اجتماعی بسته‌ای است كه طبق مقررات به افراد خارجی اجازه ورود نمی‌دهد. دستورات برای عملیات بوسیله افراد خاصی كه عهده‌دار این وظیفه هستند. و در راس امور سازمان قرار می‌گیرند اعمال می‌شود و معمولاً یك ستاد اداری و اجرایی دارد. (Weber 1947. P. 146)

ـ سازمان یك نهاد اجتماعی هدفمند است كه با برنامه‌هایی روشن، به علت داشتن ساختاری آگاهانه و مرز مشخص فعالیتهای خاص را انجام می‌دهد.

(Drucker 1978 P.25)

ـ سازمان عبارتست از هویتی اجتماعی كه بطور آگاهانه هماهنگ و برنامه‌ریزی شده و با مرزی نسبتاً مشخص و همچنین روابطی نسبتاً پایدار برای كسب هدفی مشترك یا مجموعه‌ای از اهداف عمل می‌كند. (Robins 1987.p.)

ـ بارنارد سازمان را یك سیستم از فعالیتها یا نیروهای هماهنگ و آگاهانه كه از دو یا چند نفر تشكیل شده است می‌داند. (اسكات، 1374، ص 26)

ـ تالكوت پاسونز و آمیتای اتزیونی سازمان را عبارت از واحد اجتماعی خاص كه تركیب و استخوان‌بندی آن اندیشمندانه و از روی تعهد ساخته شده و بارها مورد دوباره‌سازیهای مجدد به منظور حصول هدف یا هدفهای قرار می‌گیردمی‌دانند. (رحمان سرشت، 1377، ص 33)

ـ اسكات می‌گوید:«سازمانها را در قالب فعالیتهای گروهی تعریف كرده‌اند … و گفته‌اند كه مقصود از تشكیل آنها دستیابی به هدفهای تقریباًخاصی است كه به صورت مستمر در پی كسب آنها بر می‌آیند. ولی باید این نكته روشن شود كه سازمان ویژگی خاص خود را دارد و این علاوه‌ بر دستیابی به یك هدف خاص و استمرار در این كار است. این ویژگی خاص عبارتست از وجود مرزهای تقریباً ثابت، یك سلسله مراتب اداری و نوعی نظم و ترتیب مدبرانه، یك سیستم ارتباطات و سیستم انگیزشی كه موجب می‌گردد افراد در سایه همكاری درصدد تامین هدفهای مشترك برآیند.» (هال، 1376، ص 50)

ـ سازمان از نظر «Pfiffner & sherwood»:

«سازمان عبارتست از الگویی منظم و عقلایی از روابطی كه بین تعداد زیادی از افراد (كه وظایف پیچیده و متعددی انجام می‌دهند و كثرت تعداد آنان به حدی است كه نمی‌توانند با هم در تماس نزدیك باشند.) بمنظور رسیدن به هدفهای مشترك برقرار می‌باشد.» (Pfiffner & sherwood 1960 P.30)

ـ Hompton سازمان را عبارت از دسته‌بندی و گروهبندی افراد در قالبهای نظام یافته به گونه‌ای كه مساعی هماهنگ شده آنها در یك محیط متغییر بصورت وسیله‌ای برای نیل به هدفهای سازمان درآید، می‌داند (Hompton 1987 P:89)

ـ سازمان در اصل شبكه‌ای از فرآیندهای عملیاتی و اداری است كه بر همه تاثیر متقابل دارند و همراه با آنها نظام‌های آسان‌ساز به كار می‌پردازند. این شبكه به دست انسان هدایت می‌شود و هدفهای چندگانه دارد و در درون شبكه گسترده‌تری از فرایندها و نظامها جای دارد كه با هم تعامل دارند. (مولان و شولر، ترجمه طوسی و صائیی، 1377، ص11)

ـ سازمان عبارتست از هماهنگی معقول عده‌ای از افراد كه برای تحقق هدف مشتركی از طریق تقسیم وظایف و برقراری روابط منظم و منطقی، بطور پیوسته فعالیت می‌كنند. (علاقه‌بند، 1375، ص 9)

ـ ادگار شاین در تعریفی كه از سازمان بعمل می‌آورد چنین می‌گوید: «سازمان عبارتست از هماهنگی معقولی در فعالیتهای گروهی از افراد برای نیل به یك هدف یا منظور مشترك تقسیم كار و وظایف از مجاری سلسله مراتب اختیار و مسئولیت قانونی. (شاین، ترجمة صادقپور، 1353، ص14)

ـ گری دسلر سازمان را اینگونه تعریف می‌كند. «منظور از سازمان واگذاری وظیفه مشخص و متمایز به تك‌تك افراد است و نیز حصول اطمینان از اینكه آنچنان هماهنگ‌اند كه سازمان می‌تواند هدفهای خود را تحقق بخشد. هرگز سازمان بجز در موارد خیلی نادر، خودغایت نیست، بلكه وسیله‌ای است برای نیل به غایتی و غایت، تحقق هدفهای سازمان می‌باشد. بنابراین یك سازمان متشكل از افرادی است با وظایف متفاوت كه برای تحقق هدفهای سازمان هماهنگ شده‌اند. (دسلر، ترجمه مدنی، 1373، ص 100)

👇محصولات تصادفی👇

نمونه سوالات آزمون استخدامی اموزش و پرورش تفکیک رسته شغلی زراعی باغبانی گزارش کارآموزی تصفیه آب خام و تهیه آب شرب و دمی demi به روش اسمز معكوس مقاله بررسی اصول بانكداری روش تحقیق بررسی پایبندی دانشجویان دانشگاه آزاد به دین دانلود تامین مالی طرحهای تامین اجتماعی 32 ص